Estágio 1 – Urgente: ainda não tem controle dos pagamentos e custos da loja

Estágio 2 – Regular: faz o controle de custos fixos e variáveis e consegue inserir investimentos ou retiradas a curto e médio prazo

Estágio 3 – Avançado: trabalha em planejamentos financeiros e orçamentários divididos entre os setores da loja e consegue analisar o custo e lucratividade de todos os produtos em estoque.

Por ordem de grandeza – ou impacto no caixa – vamos listar os principais custos da farmácia. Este é o primeiro passo para começar a fazer a gestão destes custos.

1. Fornecedores

Depois dos fornecedores, o custo com colaboradores tende a ser o segundo maior na maioria das farmácias. Isso porque não envolve apenas o pagamento do salário fixo, mas benefícios, INSS e FGTS, além dos custos variáveis com comissões e premiações e indicadores de desempenho do time.  Sim, porque um colaborador que não está ajustado com o propósito da empresa pode “custar” mais caro.

A gestão de custos da drogaria também deve levar em conta contratações e desligamentos. Essas ações também devem ser baseadas em cálculos, porque podem influenciar nas vendas e na lucratividade da farmácia diretamente.

Existe uma confusão quando falamos de despesas fixas e variáveis, já que muitas pessoas tratam como despesas fixas aquelas que acontecem todos os meses, independente da variação do valor, como água, energia elétrica, aluguel, etc.

Entretanto, despesas fixas são aquelas que não tem o seu valor relacionado diretamente ao faturamento da loja.

Um excelente exemplo é quando analisamos a própria folha de pagamento, no caso os salários fixos são considerados despesas fixas, pois com faturamento de 100 mil ou 1 milhão, o custo com os salários será o mesmo, diferente das comissões e premiações, que variam de acordo com as vendas, quanto mais o faturamento, maior será o gasto com comissionamento.

O principal aqui não são as classificações, mas sim entender dentro do orçamento total da loja quais são as possibilidades para investimento ou retiradas, para que o fluxo de caixa não seja comprometido.

O CMV (Custo da Mercadoria Vendida) aqui não está relacionado ao pagamento de fornecedores e sim ao custo médio de cada produto que foi vendido na farmácia em um determinado período.

Para formar esse preço, consideramos as entradas de nota, incluindo os custos de imposto e frete – em alguns casos, é possível incluir também o custo operacional da empresa, para obter um lucro por unidade cada vez melhor.

O CMV está ligado diretamente à lucratividade. Para exemplificar, podemos trabalhar com o desenho de um triângulo, onde em uma das pontas temos o CMV, em outra as despesas operacionais e na terceira o lucro.

Quando uma das duas primeiras não está alinhada com a realidade da loja, quem vai sofrer a redução é sempre o lucro. Em um faturamento de 100 mil, podemos trabalhar com dois cenários de CMV diferentes e que apresentam a mesma lucratividade.

Com um CMV de 65% e despesas operacionais totalizando 25%, o resultado será uma lucratividade de 10%. Em um segundo possível cenário, teremos um CMV de 75%, despesas operacionais em 15% e o mesmo lucro de 10%. Por isso o importante não é o valor, e sim a adequação a realidade da loja.

Investimentos em melhorias devem ser considerados nos custos.

É importante também calcularmos a viabilidade de todos os investimentos que venham a ser realizados dentro da loja, desde a contratação de um colaborador até uma renovação de fachada e layout interno.

Um planejamento tanto das receitas quanto das despesas da empresa a médio e longo prazo é fundamental para prospectarmos onde queremos chegar, seja um faturamento estimado ou até a abertura de filiais.